介護現場の効率化を図る重要性とメリット、具体的な手法について徹底解説
介護現場はいつも忙しく、慢性的な人手不足に悩んでいます。この課題を解消するキーワードは「業務の効率化」。厚生労働省も介護現場の業務効率化を図る一環としてICT化の推進を唱え、補助金制度を構築しています。介護の職場環境の改善は待ったなしです。事業所の責任者として、この機会に介護業務の効率化について考えてみませんか。
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介護現場における効率化の重要性
「効率化」を考える前に、介護現場の問題について考えてみましょう。
介護現場が抱える課題
「効率化」を考える前に、介護現場の問題について考えてみましょう。
慢性的な人材不足
3Kのキツイ、キタナイ、キケンに、さらに給料が少ないというイメージが強い介護現場。そのため求人を出しても人が集まりません。さらに退職率も高く、定着率が低いのが現状です。
介護業界における慢性的な人材不足の原因や現状などについては、「介護施設の深刻な人手不足！現状と今後の改善策を徹底解説」のコラムにまとめています。人材不足についての現状把握と解決策の検討にお役立てください。
介護を必要とする人口の増加
働くリソースは不足していますが、サービスを必要としている高齢者は右肩上がりで増えています。そのため「2023年度には約233万人、2025年度には約243万人、2040年度には約280万人の人材を確保する必要がある」と「第8期介護保険事業計画に基づく介護人材の必要数について（令和3年7月9日厚生労働省社会・援護局）」では発表されています。
業務の量が多い
介護現場はいつも人手不足。しかし利用者は増加しているため、スタッフは日ごろからオーバーワーク状態です。さらに、最近では介護業務だけではなく、介護記録の作成。介護報酬業務（レセプト）などでパソコン作業も多くなり、1人のスタッフが担う業務量は増えています。
効率化することによるメリット
介護現場の抱える問題の要因には、業務量とリソースのバランスが適切ではないことが挙げられます。それを解消するためには、業務効率化が有効です。
業務を効率化することによる、メリットを具体的にみてみましょう。
- 従業員の身体的負担の軽減
- 従業員の精神的負担の軽減
- 退職者の減少
- 利用者へのサービス向上
- 職場環境の改善
スタッフの仕事量が適正になれば、時間的にも精神的にも余裕ができ、介護の質の向上につながると考えられます。また、介護現場の職場環境を整えることで「キツイ」というイメージを払拭することができれば、「働きたい」と思う人が増える可能性が高くなるでしょう。
- ケアマネの業務量が膨大で、残業が多い
- ケアマネ人材がなかなか定着してくれない
- 介護ソフト導入を考えているが、上手く活用できるのか不安
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効率化は「まず、やってみよう」でスタートさせる
2025年に向けて業務を効率化し、リソースを確保する。これは、今から実行しても早すぎるということはありません。厚生労働省も介護サービス事業における生産性向上に資するガイドラインのなかで「ここで重要なことは“まずはとにかく取り組んでみる”という姿勢です」と述べています。
同ガイドラインでは、改善活動の準備として以下の3点を挙げていますので、検討してみてはいかがでしょうか。
- 改善活動をするプロジェクトチームを立ち上げ、プロジェクトリーダーを決める
- 経営層から施設全体への取組開始のキックオフ宣言をする
- 厚労省の用意したe-ラーニングツールなどを活用する
業務効率化の手法
それでは、具体的な業務効率化のやり方をみてみましょう。
職場の整理整頓
作業をするとき、使う道具がどこにあるのかわからないと、仕事を始める前に「探す」という行動が必要となります。このワンアクションはとてもムダなうえ、働くスタッフにとっては大いにストレスを感じる状況です。したがって、業務効率化の第一歩は職場の整理整頓です。
物品や用具について、使用しやすいように置き場所を決め、補充のルールも決めておきましょう。そして、それらは、スタッフ全員でしっかりと共有しましょう。
明確な作業分担
自社の介護の作業分担はどうなっていますか？ 例えば、おむつ交換担当、掃除担当などのカテゴリーごとに分かれていませんか。これは一見、効率よく見えますが、実態はその反対です。役割分担は詳細に決めたほうが、スタッフも動きやすく、管理する側も業務の進捗が把握しやすいのです。
詳細な役割分担とは、作業に入る前にミーティングを行い、スタッフのAさんには「〇〇さんと▲▲さんのおむつ交換をお願いします」というように担当を割り振ることです。担当したスタッフには、業務が終了したら「終わりました」と報告を入れてもらいます。Aさんから終了報告をもらった管理者は、その時点で終了の報告がないスタッフBさんへ、Aさんをヘルプに回すことができ、効率よく作業を進めることが可能となります。
事業所によっては、「私が〇〇さんのおむつ交換をやります」とスタッフ同士が声をかけあう現場もあるでしょう。しかし、自主的にそれぞれ作業を見つけて行っていくやり方では、全体の進行状況を把握している人がいないので、作業に漏れが出る可能性があります。また、もうすでに終わっているおむつ交換を再度行うようなことも起こり、ムダな動きが現場で生じます。
したがって、詳細で明確な作業分担を指示することも、業務効率化には欠かせません。
ICTを導入
厚生労働省も推進している介護現場のICT化は、業務効率化の要となるでしょう。
人手不足の介護現場では、すでに介護ロボットが活躍しているところもあります。身近なICT化を考えるのであれば、介護保険の請求業務に、介護ソフトを導入することもおすすめです。事務作業が簡略するだけでなく、ミスの防止にもつながります。
業務マニュアルの標準化
介護スタッフが退職する理由に、職場の人間関係があります。その起因のひとつに、スタッフ同士で介護のやり方が違うことが挙げられます。特に新人教育の場では、指導するベテランスタッフによってやり方が異なると、新人が混乱し、人間関係のトラブルに発展することが少なくありません。
仕事が効率よく進むように標準化したマニュアルがあれば、介護方法をめぐるスタッフ間のトラブル発生が減少し、新人教育もスムーズに行うことができるでしょう。また、誰が介護しても同じサービスを利用者に提供できるので、サービスの質の維持向上にもつながるでしょう。
情報共有のシステム化
例えば、利用者の食事の介護をしている一方で、そばにいる別の利用者がトイレに行きたいと言った際、インカムがあれば、他のスタッフにすぐに知らせることができます。ツールを上手に活用し、情報共有をシステム化することも、介護現場では必要です。
事業所の理念、行動指針の共有
管理者はもちろん、スタッフは事業所の理念、行動指針を基に働いているはずですが、忘れがちになることも多いでしょう。理念や行動指針は事業所の特色であり、これらをスタッフとしっかり共有しておくことは、実は業務効率化のためにも重要です。というのも、業務の優先順位や業務フローを考える際の基盤となり、スタッフの理解も得やすくなるからです。また、マニュアルにはないイレギュラーな事態が発生した場合の迅速な対応の拠り所ともなります。
事業所の責任者は、指針の背景や理念にこめた思いを、機会を設けてはスタッフに伝えるとよいでしょう。
介護現場のICT化はさまざまな補助が受けられる
いろいろな業務効率化の方法をみてきましたが、最も効果があり、目に見えて介護現場の環境が変わるのはICT化でしょう。厚生労働省でも業務効率化と介護の質の向上から、介護現場へのICT化導入を促進しています。またICT導入のためのサポートや、補助金制度も実施しているので確認してみるとよいでしょう。
ICT化のなかで、比較的導入しやすく、業務の効率化に適しているのは介護ソフトです。すでに導入済みであっても、業務がうまくまわっていないという悩みがある場合には、リプレイスを検討してみるのもおすすめです。自事業所により即した介護ソフトが見つかるかもしれません。
介護ソフトを利用するメリットとは
介護ソフトを利用することで得られる業務効率化のメリットを確認しておきましょう。
- 利用者の一括管理と共有ができる
- ケアプランを簡単に作成できる
- 記録作業が場所やタイミングを選ばない
- 利用者の送迎スケジュールが一括で立案できる
- LIFEに対応している
- リアルタイムで各情報の共有が可能である
上記のほかにも、介護現場の業務効率化へつながるメリットはまだまだあります。
特に「介舟ファミリー」の介護ソフトは、上記のメリットを得るための機能が搭載されているだけでなく、操作が簡単で直感的に使えるため、IT機器に慣れていないスタッフでも扱いやすいのが特徴です。
介護現場の業務改善はICT化から
介護現場の人手不足や職場環境を改善するためには、業務改善は避けては通れない改革です。最初に着手しやすいのは、介護現場のICT化。なかでも介護ソフトは導入のハードルが低く、目に見える効果が得られやすいツールです。
市販で販売されている介護ソフトには多くの種類があります。特に「介舟ファミリー」の介護ソフトは、介護業務を効率化するためのツールが数多く搭載されているだけではなく、誰にでも使いやすいのが特徴です。ぜひ、導入を検討してみてください。
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