介護現場の無駄な業務を削減！具体的な方法と円滑な進め方とは

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介護業界には無駄な業務が多いといわれています。無駄な業務が多いと、現場の負担を増やし、職員が利用者と向き合う時間が作れず、介護の質を下げてしまったり、離職率の増加にもつながったりします。業務のどこに無駄があるのか、どう改善すればいいのか、わからずに悩んでいる事業所も多いのではないでしょうか。この記事では、介護現場における無駄な業務を知り、業務改善を円滑に進める方法を紹介します。

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介護現場における無駄な業務とは？

介護事業所を運営していると、無駄な業務が見えてくることがあります。現場で働く職員のなかには、「この業務は無駄では？」と思いながら仕事をしている人もいるかもしれません。無駄な業務が多いほど、現場で働く職員の負担は増えるため、無駄な業務は減らしていく必要があります。
この無駄な業務を洗い出すときの考え方として、押さえておきたいのが3Mという考え方です。3Mとは、業務改善を行ううえで対策すべき原因であるムリ・ムダ・ムラの頭文字の言葉です。もともとは製造業の業務改善でトヨタが提唱した考え方のひとつで、3Mを削減することが業務改善につながるといわれています。

介護業務における3Mについて、詳しく見ていきましょう。

介護業務の3M「ムリ」

介護業務における「ムリ」とは、働く職員に能力以上の成果を求めてしまい、職員の心身に過度の負担がかかっている状態をいいます。たとえば、大柄で介護量の多い利用者の介助を小柄な職員が1人で実施する、十分な教育をされないままにキャリアの浅い職員がいきなり1人夜勤に入る、といったことがムリに該当します。慢性的な人材不足に悩まされている介護現場においては、残念ながら起こりがちともいえるでしょう。

介護業務の3M「ムダ」

介護業務における「ムダ」とは、能力に対し負荷が低く、本来であれば省略できる業務のことをいいます。たとえば、介護記録やバイタル記録を何度も転記しなければならないような体制になっていたり、チェック表がいくつもあったり、といった状況が該当します。また、記録を見ればわかる内容を再度口頭で行う申し送りや、作成に時間がかかるシフト作成は、効率化できる部分が多いことから、ムダな業務に該当します。

介護業務の3M「ムラ」

介護業務における「ムラ」とは、職員や時期によって業務にムラがある状況をいいます。よく見られるムラには、マニュアルどおりに仕事を行う職員と、自己流で仕事を行う職員によって、業務に差が出てしまうことで、状況によっては利用者に負担が生じることもあります。また、曜日や時間帯によって職員の人数にばらつきがあり、食事介助やおむつ交換などに時間がかかってしまうケースも該当します。請求業務は、月初や月末に仕事が集中する傾向があるため、ムラがある業務といえるでしょう。

なぜ介護事業所で業務改善が重要なのか？

介護事業所にとって、介護業務の無駄を省き業務改善していくことは、なぜ必要なのでしょうか。日本は超高齢社会であり、介護ニーズは年々増加し、多様化がすすんでいる状況です。しかし、必要な介護人材には到底足りておらず、現場に負担がかかっている状況は以前から変わっていません。今後も、人手不足の解消には長い時間がかかることでしょう。

人手不足が解消できないなかで、介護職員の負担を軽減するためには、業務内容の見直しや効率化を図っていくことが必要です。もし不必要な業務を改善することができれば、職員の負担は軽減でき、本来の業務である介護業務に集中することができるでしょう。その結果、職場環境は改善するため、職員の働く意欲が向上し、離職率の低下につながります。また、職員が定着することで介護技術や知識も向上するため、介護の質は向上していき、利用者にもより質の高いサービスが提供できるようになるのです。

介護事業所の無駄な業務を減らす方法

介護事業所の無駄な業務を減らす方法のひとつとしてICT化が注目されています。ここでは、無駄な業務の削減につながる具体的なICT化の方法を紹介します。

介護ソフトの活用

特に導入が進んでいるのが、介護ソフトです。ケアプラン作成や記録業務、請求業務、スタッフ管理に至るまで、データを相互に連携させることで手入力を減らし大幅な業務効率化を図ることができます。現場からのデータ入力や確認ができるクラウド型ソフトであれば、リアルタイムでの情報共有が可能です。
最近ではバイタル測定機器からのデータ取り込みやケアプランのオンライン連携といった機能を持つソフトもあります。
自施設の規模や状況は、ソフト導入当時から変化している場合もあるでしょう。そのため、使用中のソフトが現在の自施設に適しているかどうかを再評価することも重要です。適切なソフトへのリプレイスによって、業務の無駄を減らせる場合もあります。

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インカムの導入

広い施設や入所施設では、インカムを導入が有効です。離れた場所でも複数人がリアルタイムでコミュニケーションをとれるため、円滑な情報共有ができ、業務も効率化します。

排せつ予測機器の導入

排せつ予測機器を導入すれば、利用者の状況に合わせたトイレ誘導が可能となり、利用者の自立排せつ支援や、職員にとって排せつ介助の効率化につながります。

見守りシステムの導入

夜勤者の負担を軽減するのであれば、見守りシステムを導入するとよいでしょう。センサーやモニターで利用者の行動を察知し、異常時には職員に通知してくれます。そのため、夜間や定期巡回回数を減らせ、職員の介護負担を軽減できるでしょう。

介護現場をICT化することで業務改善を行う取り組みは、介護DXといわれています。介護DXについては、以下の記事に詳しく紹介しています。

ただ、介護DXを進めるうえでネックになるのが費用面です。しかし、費用面については、ICT補助金を利用することで、導入の負担が軽減できるでしょう。

介護事業所の業務改善を円滑に進める3つのポイント

介護事業所の業務改善を進めていくためには、ポイントを押さえて実施していく必要があります。業務改善の円滑な進め方のポイントを3つ紹介します。

①業務改善を行う目的を明確化し共有しよう

業務改善を行う際には、まず実施する目的を明確にすることが大切です。業務改善を実施していく介護現場には、たくさんの職員が関わっています。目的がわからないままに業務改善が進めば、不満に思う職員も出てくるかもしれません。なぜ今業務改善を行うのか、目的を明確化して職員間で共有し、事業所全体で同じ方向を向いて、業務改善に取り組むようにしましょう。

②現場の声をヒアリングして課題を可視化しよう

業務改善を行う際には、今ある課題をしっかりと把握しなければなりません。課題は現場にあることがほとんどですので、現場職員の声を聞く必要があります。課題把握シートや気づきシートを活用し、現場職員からヒアリングを行う体制を整えましょう。ヒアリングした内容を基に分析を行い、課題を可視化した後は、職員と課題を共有することも忘れてはいけません。

③業務改善が適切に実施できたか定期的に振り返ろう

業務改善に取り組んだ後は、どういう成果が出たかを必ず振り返りましょう。振り返るときには、進捗管理シートのように可視化できるツールがあると、複数の職員が参加する場合にも成果や課題がわかりやすく、話し合いがしやすくなるでしょう。業務改善の振り返りを行った結果、修正すべき点は速やかに修正します。修正した点については、再度評価も忘れないようにしましょう。定期的に振り返りを行うことで、徐々に無駄な業務は減らしていけるようになります。

現場の負担を減らして介護の質を高めよう

介護現場の無駄な業務を減らすことは、事業所で働く職員の負担を軽減し、働きやすい環境を作ることにつながります。快適な労働環境を整備することで、職員は個々の介護ニーズに丁寧な対応をとる時間が確保できるため、事業所全体の介護の質を高めることができるでしょう。働きやすい環境づくりを目指し、まずは無駄な業務の洗い出しを始めてみてはいかがでしょうか。

現場に合った介護ソフトの導入は、無駄な業務を減らせる方法のひとつです。介舟ファミリーは、計画・記録・請求業務を一気通貫で行うことができるので、転記ミスの防止だけでなく、ダブルチェックが不要になります。スタッフ間の情報共有もリアルタイムで行うことができます。ぜひご検討ください。